Essensmarken in Papierform werden monatlich von Unternehmen gekauft und an die Arbeitnehmer:innen ausgegeben. Die Essensmarken werden beim Bezahlen bei Partnerrestaurants oder Supermärkten wie Bargeld vorgelegt.

Unternehmen gehen mit Papieressensmarken mit großen Summen in Vorleistung. Essensmarken werden jedoch manchmal gar nicht eingelöst, gehen verloren oder verfallen oft nach Ablauf ihrer Gültigkeit.

Zudem stehen Unternehmen vor Herausforderungen in der Planung, Lieferung und Lagerung sowie in der zeitintensiven Ausgabe der Essensmarken an ihre Mitarbeiter:innen.

Steuerlich ungünstig & unsicher

In der Regel wird 3,57€ jeder Papieressensmarke mit 25% pauschalversteuert, da die Zuzahlung der Mitarbeiter:innen nicht im Vorhinein festgestellt werden kann. Auch eine sachgemäße Verwendung der Essensmarke kann nicht sichergestellt werden.

Es kann weder überprüft werden, ob am Tag nur eine Essensmarke eingesetzt wird, noch ob unerlaubte Artikel gekauft werden. Stellt das Finanzamt etwa im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung eine unsachgemäße Verwendung von Essensmarken fest, oder kann der Arbeitgeber nicht nachweisen, dass er Sorge dafür trägt, eine unzulässige Verwendung der Essensmarken in ausreichendem Umfang zu verhindern, folgt oftmals die Aberkennung der Steuerbegünstigung.Dem Arbeitgeber droht ein Haftungsbescheid über die zu Unrecht nicht abgeführten Lohnsteuerbeträge.

Auch Annahmestellen wie Restaurants haben durch Papieressensmarken einen hohen Aufwand mit der Aufbewahrung und Verrechnung mit den Gutscheinherstellern.

Digitale Essensmarken

Bei den digitalen Lösungen wird i.d.R. eine Dienstleistung zur Prüfung der zu subventionierenden Leistungen angeboten. Dabei werden Kassenbons abfotografiert und über eine mobile Anwendung eingereicht. Mit der nächsten Gehaltsabrechnung bekommen Mitarbeitende bis zu 100 Euro steuerfrei erstattet. 

Digitale Essensmarken haben dadurch klare Vorteile gegenüber Papieressensmarken:

• Keine Abhängigkeit von Partnerrestaurants. Essensmarken können überall eingelöst werden. 
• Unternehmen zahlen nur für eingelöste Essensmarken. 
• Steuervorteile: u.U. voll steuer- und abgabenfreie Essensmarken. 
• Keine steuerlichen Grauzonen durch Subventionsprüfung.

NewLunch für Mitarbeitende

Mit der NewLunch-App können Mitarbeitende das kulinarische Angebot in der Umgebung entdecken und das vom Unternehmen festgelegte Essensbudget in Form von Essensmarken in Anspruch nehmen. Essensmarken können auf zwei Arten eingelöst werden:

• Belege von allen Restaurants, Cafés, Supermärkten oder Bäckereien in Sekundenschnelle einreichen. Die Belege werden von NewLunch teilautomatisiert geprüft und sicher archiviert.
• Bei Partnerrestaurants können Mitarbeitende zum Selbstabholen oder zum Verzehr vor Ort (vor-)bestellen und können sich Wartezeiten in den Mittagspausen sparen. Essensmarken werden automatisch bei der Bestellung eingelöst. Zur Zeit haben wir Partnerrestaurants in Erlangen und Nürnberg. Zukünftig möchten wir unser Angebot an Partnerrestaurants natürlich ausbauen.

Essensmarken können Der Gesamtbetrag aller verwendeten Essensmarken (max. 100,05€) werden vom Arbeitgeber monatlich mit der Gehaltszahlung ausgezahlt. 

Warum überhaupt Partnerrestaurants?

Wir sind davon überzeugt, dass Mitarbeiterverpflegung mehr ist als das Einreichen von Belegen. Wir möchten Unternehmen und die lokale Gastronomie näher zusammenbringen. Mit einer einfachen Lösung, von der alle Seiten profitieren. Die Bestellplattform soll Restaurants eine Alternative bieten zu teuren Plattformanbietern mit hohen Provisionskosten.

NewLunch für Unternehmen

Verpflegung ist ein Grundbedürfnis. Die mobile App für Vorbestellungen und Einreichen von Belegen ist für Mitarbeitende ein positiver und täglich präsenter Benefit, der Mitarbeitende selbst im Home-Office erreicht. 

Unternehmen können über eine Webanwendung das Essensbudget festlegen und Mitarbeitende freischalten. Die monatliche Abrechnung aller eingelösten Essensmarken ihrer Mitarbeitenden erhalten Unternehmen als schnittstellenoptimierten Export für die Lohnbuchhaltung. Somit können Lohnbuchhalter oder Steuerberater die relevanten Daten effizient und sicher in gängige Lohnprogramme übermitteln.

Weiter Vorteile für Unternehmen:

• Steigerung der Mitarbeiterbindung und -Zufriedenheit 
• Attraktives Employer Branding 
• Wertschätzung gegenüber Mitarbeiter:innen 
• Minimaler Verwaltungsaufwand

Je nach Unternehmensgröße kostet NewLunch zwischen 5€ und 7,50€ pro Mitarbeitende. 

Übrigens: Wir rechnen nur Mitarbeitende ab, welche im jeweiligen Monat auch Essensmarken verwendet haben. Damit entstehen keine unnötigen Kosten bei inaktiven Mitarbeitenden und kein Verwaltungsaufwand bei Urlaub, Elternzeit etc.