Arbeitnehmer:innen haften in der Regel für die unsachgemäße Anwendung von Essenszuschüssen. Arbeitgeber stehen in der Informationspflicht, d.h. sie müssen ggf. nachweisen können, dass Essensmarken nach den geltenden Lohnsteuer-Richtlinien eingesetzt wurden. Halten sich Unternehmen nicht daran, drohen bei einer Steuerprüfung hohe Lohnsteuernachzahlungen. 

Diese Nachweispflicht kann manuell oder elektronisch durch die Prüfung der Einzelbelege erfolgen. 

Keine Kopfschmerzen mit NewLunch

NewLunch prüft jeden Beleg (teil-)automatisiert und stellt sicher, dass jede Essensmarke sachgemäß verwendet wird. Zudem werden alle Belege GoBD-konform archiviert, wodurch die Informationspflicht gewährleistet ist und mögliche Risiken für Arbeitgeber eliminiert werden.

Ein paar Regeln müssen dennoch von Arbeitnehmer:innen beachtet werden. Deshalb wird beim Einlösen von Essensmarken in der Anwendung auf folgende Regeln hingewiesen:

• Die bestellten Mahlzeiten sind dafür vorgesehen, innerhalb der gesetzlichen Erholungspausen eingenommen zu werden.
• Essensmarken können nicht auf Dienstreisen oder Auswärtstätigkeiten verwendet werden.

Im Folgenden werden alle relevanten Regeln bezüglich Essensmarken gemäß R.8.1 Absatz 7 LStR aufgeführt, welche jedoch automatisch über die Bestell-App berücksichtigt werden:

• Lebensmittel gelten nur dann als Mahlzeit, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet ODER zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind - hierzu gehören auch Getränke, wenn sie üblicherweise im Zusammenhang mit einer Mahlzeit eingenommen werden. Auszuschließen sind alkoholische Getränke.
• Digitale Essenmarken sind nur zum Erwerb von arbeitstäglichen Mahlzeiten zu verwenden. Mahlzeiten aus digitalen Essensmarken sind dafür vorgesehen, innerhalb der gesetzlichen Erholungspausen eingenommen zu werden. Im Falle einer Tätigkeit in einem Home Office oder einer täglichen Arbeitszeit von nicht mehr als sechs Stunden können sie auch vor bzw. nach der Arbeitszeit eingenommen werden.
• Maßgeblich für die Beurteilung, ob es sich um eine Frühstücks-,Mittags- oder Abendmahlzeit handelt, ist der Zeitpunkt der Essenseinnahme.
• Der Zuschuss darf nur für Mittags- und Abendmahlzeiten verwendet werden, die der Arbeitnehmer selbst bezahlt hat.
• Je Arbeitstag und je bezuschusster Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oderAbendessen) kann nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden. Erwirbt der Arbeitnehmer am selben Tag weitere Mahlzeiten für andere Tage auf Vorrat, sind hierfür gewährte Zuschüsse als Barlohn zu erfassen und damit lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Gleiches gilt für den Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit auf Vorrat.
• Non-Food-Artikel sind ausdrücklich nicht erstattungsfähig. Beispiele hierfür sind Spülmittel, Haushaltsgegenstände, Alkohol undTabakwaren.